Een jaarverslag maakt u niet alleen omdat het (soms) moet. Het biedt ook kansen als u het jaarverslag ziet als communicatiemiddel.

Communicatiekansen met een jaarverslag

Een jaarverslag biedt prima kansen om te gebruiken in de mix van kanalen waarmee u al met uw doelgroepen communiceert. Of wilt communiceren. Een goed concept helpt daarbij. Kiest u voor een gedrukt verslag op papier, of digitaal met mogelijkheden voor bewegend beeld, links en delen. Of wellicht kiest u voor een videojaarverslag. Er zijn vele creatieve mogelijkheden.

Stappenplan

Hoe pakt u het aan en waar moet u op letten bij de productie van een jaarverslag? Ik zet de belangrijkste 10 stappen op een rij.

1.      Bepaal eerst de doelstelling van het jaarverslag; wat wilt u ermee bereiken? Gaat het bijvoorbeeld om financiële verantwoording afleggen, draagvlak creëren voor een nieuwe koers of zorgen voor interne binding?

2.      Check de wettelijke eisen waaraan het verslag van uw organisatie moet voldoen (zie hieronder).

3.      Uit stap 1 en 2 volgt voor wie u het verslag maakt, de doelgroep. Wie is de lezer voor wie u het verslag maakt?

4.      Hoe gaat u het organiseren? Het is praktisch om met een klein redactieteam te werken waarin ook een of meer medewerkers betrokken zijn. Bepaal wie eindverantwoordelijk is en wie coördineert. Een communicatiemedewerker heeft alle contacten met vormgevers, fotografen, drukkers, enz.

5.      Wat is het budget? Op basis daarvan beslist u wat uitbesteed kan worden en wat niet.

6.      In welke vorm, concept wilt u het jaarverslag gieten? De creatieve mogelijkheden zijn eindeloos, maar belangrijk is wel dat het resultaat moet passen bij het doel en de doelgroep. En het budget natuurlijk.

7.      Het schrijven kan nu beginnen. Een duidelijke instructie over onderwerp, stijl van schrijven en afspraken over het aantal woorden en de planning aan zowel interne als externe schrijvers zorgt voor het beste resultaat.

8.      Vorm een klein redactieteam en kies een thema. Wijs een (extern) redacteur aan om te zorgen voor eenheid in de teksten en een eventuele frisse blik van buiten de organisatie.

9.      Grafieken en tabellen met gegevens van meerdere jaren geven een tendens weer.

10.  Als het verslag klaar is, bedenk dan ook hoe u het verspreidt. U wilt uw doelgroep immers  stimuleren om het verslag te lezen. Ook daar zijn vele creatieve mogelijkheden voor. Met of zonder extra aandacht via de media.

Verplicht?

Sommige bedrijven zijn verplicht ieder jaar een jaarverslag te maken en dat te deponeren bij de KvK. Meestal geldt hoe groter het bedrijf is, hoe meer verplichtingen er zijn. De jaarrekening is een belangrijk onderdeel van het jaarverslag en bevat o.a. de balans, winst- en verliesrekening en de toelichting daarop. Aan welke eisen een jaarverslag en jaarrekening moeten voldoen, is terug te vinden op bijvoorbeeld de website van de overheid en bij de MKB Servicedesk.

Er zijn verschillende soorten jaarverslagen, zoals het financieel jaarverslag, het sociaal jaarverslag en het duurzaamheidsjaarverslag. Combinaties hiervan zijn ook mogelijk. De verplichte onderdelen van een sociaal jaarverslag staan vermeld in de Wet op de Ondernemingsraden. Meestal gaat het om onderwerpen zoals aantallen medewerkers, het gevoerde sociale beleid en verwachte toekomstige ontwikkelingen.

Een mooi verzorgd, informatief en creatief jaarverslag werkt als een visitekaartje voor uw organisatie. Zowel extern als intern.

Hulp of advies nodig bij het schrijven of redigeren van teksten voor uw jaarverslag? Ik denk graag met u mee.

May-lisa de Laat