Duidelijke communicatie helpt u om uw doelstellingen te bereiken. Maar het valt niet altijd mee om uw boodschap zo te verwoorden dat uw doelgroep die begrijpt. En dan het liefst op de manier zoals u het bedoelt natuurlijk. Hieronder geef ik u graag een paar tips die bijdragen aan klare taal in bedrijf.
Jargon, kantoortaal en jeukwoorden
Vaktaal of jargon is prima voor gebruik binnen de eigen organisatie en branche. Het schept een band zo’n eigen taal. Het zorgt voor herkenning, een ons-kent-ons-gevoel. Het is begrijpelijk dat u jargon gebruikt als u al lang in dezelfde branche werkt en iedereen waarmee u werkt de begrippen kent. Maar daarbuiten? Dan kunt u vaktermen beter vermijden of uitleggen. Ook een juiste context helpt leken op uw vakgebied om uw taal te verstaan. Klanten zijn immers meestal geen vakgenoten. Het is de kunst om eigen taalgebruik los te laten en te zoeken naar de woorden die uw doelgroep gebruikt. Voor een optimale vindbaarheid op internet is dat zelfs noodzaak.
Een paar voorbeelden van kantoortaal, ‘jeukwoorden’ en jargon. Welke herkent u? Bila’tje, een standup hebben, in je kracht staan, no-brainer (inkoppertje), cascaderen (doorschuiven naar een lager niveau) en forecasten (voorspellen). Of deze: efforts doen op het benodigde commitment bij alle stakeholders. Over jargon en kantoortaal zijn verschillende boeken geschreven. Japke Bouma schrijft regelmatig een column over jeukwoorden in het NRC. Het boek ‘De managementcode gekraakt’ van Heidi Aalbrecht en Pyter Wagenaar is een aanrader voor wie de taal van managers beter wil begrijpen.
Containerbegrippen
Uitgeholde woorden met een brede betekenis, zoals ‘op maat’, ‘service’ en ‘kwaliteit’, dragen niet bij aan duidelijkheid. Als u zegt: “Kwaliteit en service staan bij ons hoog in het vaandel”, wat betekent dat in de praktijk voor de klant? Met een concreet voorbeeld bereikt u meer. Deze zogenoemde containerbegrippen en modewoorden (‘ontzorgen’ is ook zo’n voorbeeld) dragen niet bij aan betere vindbaarheid online, maar wel om een bezoeker van een website te overtuigen.
Moeilijke woorden en afkortingen kunt u beter niet gebruiken, vermijden of natuurlijk uitleggen. Soms kan onduidelijke communicatie op de werkvloer zelfs gevolgen hebben voor de veiligheid van medewerkers.
Empathie, verhaal en humor
Spreek de taal van de lezer, of het nu uw klant is, uw medewerker of bijvoorbeeld de gemeente. Empathisch schrijven, met de lezer in gedachten, schept een band, zorgt voor herkenning en geeft connectie. Uw organisatie en uw producten of diensten zijn er voor de klant. Het draait om hem, niet om u. U lost de vraag van uw klant op. Benadruk daarom vooral de voordelen van uw aanbod. Wat levert het de ander op? Een boodschap vertellen in de vorm van een (persoonlijk of fictief) verhaal, zorgt ervoor dat het beter en langer onthouden wordt. Ook een grapje verwerken, helpt.
Het oog wil ook wat!
Een boodschap wordt beter onthouden als die visueel aantrekkelijk is. Dat kunt u doen door kleurgebruik en vormgeving met illustraties, foto of film. Maar ook de scanbaarheid van een tekst is van belang. Bied teksten aan in ‘hapklare brokken’ met (tussen)koppen, witregels, alinea’s van gelijke grootte met verbindingswoorden (want, omdat, daardoor, op die manier, enz.), opsommingen met bullets en vooral: niet te veel tekst. Want de gulden regel geldt nog steeds: Schrijven is schrappen. Als informatie niets toevoegt, verwijder die dan. Zo blijft de kern over. Kort en krachtig.
Tot slot een citaat van Albert Einstein: “If you can’t explain it simply, you don’t understand it well enough.” Vrij vertaald: “Als je het niet eenvoudig kunt uitleggen, dan begrijp je het onvoldoende.” Dat zegt genoeg.
May-lisa de Laat